Chapter 3
THE COURSE IN OUTLINE FOLLOWED BY
A PAPER FROM TO RECEIPT TO DISPOSAL
(Para 5 to 10)
A PAPER FROM TO RECEIPT TO DISPOSAL
(Para 5 to 10)
1. One of the following officers is expected to open the envelopes addressed by name and those marked ‘Secret’ or ‘Strictly confidential :
(A) The Section Superintendent
(B) The Office Supt.
(C) Tappal clerk
(D) the addressee
Correct Answer: Option: (D) the addressee
2. Tappal received in an office will be opened in the presence of:
(A) Office Supt.
(B) Fair copy Supt.
(C) Manager
(D) Head of the office
Correct Answer: Option: (D) Head of the office
3.. On receipt of the final disposal file in the record room the record keeper files the index slips and compiles:
(A) Annual indexes
(B) Monthly index
(C) Periodical index
(D) Inspection report
Correct Answer: Option: (A) Annual indexes
4. The R,D,L and N disposals are indexed in duplicate by the_ who makes necessary entries and closes the current in the personal register
(A) Tappal clerk
(B) Despatch clerk
(C) Office Supt.
(D) Clerk concerned
Correct Answer: Option: (D) Clerk concerned
5. Who is to open the personal covers and those marked ‘secret’ or ‘confidential in the office?
(A) The officer to whom it is addressed
(B) A Head clerk
(C) Superintendent
(D) Head of department
Correct Answer: Option: (A) The officer to whom it is addressed
6. Confidential covers are opened:
(A) By the Tappal clerk
(B) By the Head Officer
(C) By the Fair copy Superintendent
(D) By the Officer to above they are addressed
Correct Answer: Option: (D) By the Officer to above they are addressed
7.. Who among the following officials is expected to open the envelopes addressed by name and those marked ‘secret’ or ‘strictly confidential?
(A) The addressee
(B) Office Supt.
(C) Section Supt
(D) Tappal clerk
Correct Answer: Option: (A) The addressee
8. The tappal is opened and stamped with the date of its receipt in the presence of one of the following officers :
(A) Clerk
(B) Superintendent
(C) Head clerk
(D) Head of office
Correct Answer: Option: (D) Head of office
9. In an office which officer is expected to open the envelopes addressed by name and those marked ‘Secret’ or ‘Strictly Confidential’?
(A) The Section Superintendent
(B) The Office Superintendent
(C) The Tappal Clerk
(D) The Addressee
Correct Answer: Option: (D) The Addressee
10. Tappal received in an office will be opened in the presence
(A) Manager
(B) Office Superintendent
(C) Head of the Office
(D) Fair Copy Superintendent
Correct Answer: Option: (C) Head of the Office
***************************
Para.5
The “Tappal” is opened and
stamped with the date of its receipt in the presence of the head of office.
Envelope addressed to officers by name and those marked “Secret” or Strictly
Confidential” are opened by the officers to whom they are addressed.
Para. 10
The disposal files are put
in their proper place in the bundles in the record room. The record-Keeper also
files the index slips and compiles the annual indexes based on them.
5.. ആഫീസ് തലവന്റെ സാന്നിദ്ധ്യ ത്തിൽ "തപാൽ ' പൊട്ടിക്കുകയും കിട്ടിയ തീയതിവച്ച്
ReplyDeleteഅതിൽ മുദ്ര പതിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. ഉദ്യോഗസ്ഥന്മാരുടെ പേരുവച്ചുള്ളതും "രഹസ്യം'
എന്നോ "അതിഗോപ്യം' എന്നോ അടയാളം ചെയ്തിട്ടുള്ളതുമായ കൂടുകൾ മേൽവിലാസക്കാരായ
ഉദ്യോഗസ്ഥന്മാർ തുറക്കുന്നു. കടലാസുകൾ സെക്ഷൻ അനുസരിച്ച് തരംതിരിക്കുകയും
നമ്പരിടുകയും ബന്ധപ്പെട്ട സൂപ്രണ്ടുമാര്‍ക്ക് അയക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. കട ലാസുകള്‍ പിന്നീട് വിഷയകാര്യഗുമസ്തന്‍ തന്‍പതിവേടില്‍ പതിക്കുന്നു..
6. അവസാനിപ്പിച്ചിട്ടില്ലാത്ത കാര്യവുമായി ബന്ധപ്പെട്ടതാണ് ഏതെങ്കിലും ക ടലാസെങ്കിൽ ഗുമസ്തന്‍ (പസ് തുത കാര്യ ത്തിനായുള്ള നടപ്പുഫയലിനോ ടു കൂടി അത് ചേർക്കുന്നു. അല്ലാത്ത പക്ഷം അയാൾ ഓരോ കടലാസും യോജ്യ മായ ഒരു പാഡിൽ വയ്ക്കുകയും അങ്ങിനെ അത് ഒരു “കാര്യം' ആയിത്തീ രുകയും ചെയ്യുന്നു. എന്നിട്ട് അയാൾ നടപ്പുഫയലിലോ കുറിപ്പ് ഫയലിലോ പരാമർശിച്ചിട്ടുള്ള ഏതെങ്കിലും മുൻകടലാസുകൾ ശേഖരിക്കുകയും, സൂപണ്ട് ഏറ്റെടുത്തു കൈകാര്യം ചെയ്യാതിരിക്കുന്ന പക്ഷം, ആ കാര്യത്തിന് ആവശ്യമായ മേൽനടപടി എടുക്കുകയും ചെയ്യുന്നു..
ReplyDelete.
അങ്ങിനെയുള്ള നടപടി, കൂടുതൽ മുൻകടലാസുകളോ കീഴ്വഴക്കങ്ങളോ ശ ഖരിക്കുക, സംഗ്രഹങ്ങൾ തയ്യാറാക്കുക, ഉത്തരവുകൾക്കുവേണ്ട കാര്യങ്ങൾ കാണിച്ചുകൊണ്ട് ഹ്രസ്വമായ ഒരു കുറിപ്പ് എഴുതുക, വ്യവസ്ഥാപിതങ്ങളായ കീഴ്വഴക്കങ്ങൾ അനുസരിച്ച് ലഘുവായ കാര്യങ്ങളിൽ നടപടികൾ, മെമ്മോ,കത്ത്, മേലെഴുത്ത് തുടങ്ങിയവയുടെ നക്കൽ തയ്യാറാക്കുക എന്നിവ ആകാവുന്നതാണ്..
പ്രധാനപ്പെട്ടതും പ്രയാസമുള്ളതുമായ കാര്യ ങ്ങ ളിൽ അങ്ങിനെയുള്ള നടപടി സ്വീകരിക്കുന്നതിനു മുമ്പായി അയാൾ സൂപ ണ്ടിന്റെ വാക്കാലുള്ള ഉത്തരവുകൾ നേടുന്നു. ഗുമസ്തന്റെ കുറിപ്പോ നക്കലോ പരിഷ്കരിക്കുകയോ കൂട്ടിച്ചേർക്കുകയോ അല്ലെങ്കിൽ പുതിയ ഒന്ന് തയ്യാറാക്കുകയോ ചെയ്തിട്ട് സൂപ്രണ്ട്കാര്യം ആഫീസ് തലവന് സമർപ്പിക്കുന്നു.
ഉത്തരവുകൾക്കായി കാര്യംശരിവയ്ക്കേണ്ട ഉത്തരവുകൾ നിർദ്ദേശിക്കാൻ പാടുള്ളതല്ല..
സമർപ്പിക്കുമ്പോൾ,പുറത്തുള്ള ഉദ്യോഗസ്ഥന്മാര്‍ക്കായുള്ള കൂടുതൽ വിവ രങ്ങളുടെയും അഭിപ്രായക്കുറിപ്പുകളുടെയും പരാമർശങ്ങൾ പ്രസ്തുത കുറി പ്പിൽ നിർദ്ദേശിക്കാവുന്നതാണ്..
എന്നാൽ ലഘുവായ കാര്യത്തിലും കീഴ്വഴക്കങ്ങളുള്ള കാര്യ ങ്ങ ളി ലു മൊഴികെ, കാര്യം സമർപ്പിക്കപ്പെടുന്ന ഉദ്യോഗസ്ഥന്മാര്‍ എടുക്കേണ്ട മേൽന ടപടി നിർദ്ദേശിക്കുകയോ എടുക്കേണ്ട തീർപ്പിന്റെ സ്വഭാവം നിശ്ചിതമായി സൂചിപ്പിക്കുകയോ ചെയ്യുന്നു..
7. ബന്ധപ്പെട്ട ഗുമസ്തൻ സൂചിക തയ്യാറാക്കണമെന്ന് ആവശ്യപ്പെട്ടാൽ, നിത്യ, ദീർഘ, അൽപ, തൽ, ഉടൻ (R, D, K, L, N,) ഇതിൽ ഏതെങ്കിലും ഒരു തീർപ്പിൽ സൂചിക ഇരട്ടയായി ഗുമസ്തൻ തയ്യാറാ ക്കു കയും തൻകാര്യപതി വേടിൽ ആവശ്യമായവ എഴുതിച്ചേർക്കുകയും പതിവേടിൽ നടപ്പ് കുറവു ചെയ്യുകയും ചെയ്യുന്നു.
ReplyDeleteഇടക്കാല പരാമർശങ്ങളുടെ കാര്യത്തിൽ ആവശ്യമായവ തൻകാര്യപതിവേ ടിൽ അദ്ദേഹം എഴുതിച്ചേർക്കുകയും നക്കലും അതോടൊപ്പമുള്ള ഉള്ളട ക്ക ങ്ങളും (മുഴുവൻ ഫയലും അല്ല) അസ്സൽ പകർപ്പും സെക്ഷൻ സൂപ്രണ്ടിന് അസ്സൽപ്പകർപ്പുതയ്യാറാക്കുന്നതിനും അയയ്ക്കുന്നതിനുമായി കൈമാറു ക യും ചെയ്യുന്നു..
8.. മേലധികാരികൾക്കായി ഉദ്ദേശിച്ചിട്ടുള്ള അസ്സൽപ്പകർപ്പുകൾ ആഫീസ് തലവൻ ഒപ്പിടുന്നു. മറ്റു കാര്യങ്ങളിൽ, ആഫീസ് തലവൻ അ ധി കാ ര പ്പെ ടു ത്തിയിട്ടുള്ള ഉദ്യോഗ സ്ഥൻ ഈ ജോലി നിർവ്വഹിക്കുന്നു..
ReplyDelete9.. അയച്ചതിനുശേഷം നക്കലുകൾ അസ്സൽപ്പകർപ്പു സെക്ഷനിൽ നിന്നു മട ങ്ങിവരുമ്പോൾ, കടലാസുകൾ ശരിയാംവണ്ണം അയച്ചിട്ടുണ്ടോ എന്നു വിഷയം കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന ഗുമസ്തൻ ഉറപ്പു വരുത്തുകയും, കാര്യ ങ്ങൾ ക്ക് അന്തിമ മായി തീർപ്പു കൽപ്പിക്കപ്പെടുമ്പോൾ അയാൾ അവയെല്ലാം ഒരുമിച്ച് സൂചികച്ചീട്ടിന്റെ ഒരു പകർപ്പു സഹിതം ആഫീസ് സെക്ഷന് അയ യ്ക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. മറുപടി അയയ്ക്കേണ്ടതായ എല്ലാ പരാമർശങ്ങളും വിഷയം കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന ഗുമസ്തൻ നടപ്പു ഫയലിൽ ഭദ്രമായി സൂക്ഷിക്കുന്നു..
ReplyDelete
ReplyDelete10.. തീർപ്പു ഫയലുകൾ റിക്കാർഡുമുറിയിലെ കെട്ടുകളിൽ യഥാസ്ഥാനത്തു വയ്ക്കുന്നു. റിക്കാർഡ് സൂക്ഷിപ്പുകാരനും സൂചികച്ചീട്ടുകൾ ഫയൽ ചെയ്യുകയും അവയുടെ അടിസ്ഥാനത്തിൽ വാർഷിക സൂചികകൾ സമാഹരിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു..