മുഖവുര
1950 സെക്രട്ടറിയേറ്റില്‍ ഓഫീസ് നടപടിക്രമങ്ങള്‍ ക്രമീകരിക്കുന്നതിനായി Travancore Cochin Secretariat Manual ഒരു മാര്‍ഗ്ഗദര്‍ശകമായി.കേരളത്തെ സംബന്ധിച്ച് പൊതുവായി അത് അപര്യാപ്തമായി കാണപ്പെട്ടു.വിശദവും വ്യക്തവുമായത് സെക്രട്ടറിയേറ്റിനുവേണ്ടി എഴുതി തയ്യാറാക്കി. മദ്രാസ്സ് സ്‌റ്റേറ്റിലെ ജില്ലാ ഓഫീസ് മാനുവല്‍ റവന്യു ബോര്‍ഡ്, റവന്യുഡിപ്പാര്‍ട്ട്‌മെന്റിലെ മറ്റ് ഓഫീസുകളും മാതൃതയായി സ്വീകരിച്ചു. ഓഫീസ് നടപടികളുടെ ലളിതമായ സമ്പ്രദായം മറ്റ് ഓഫീസുകളിലും ആവശ്യമാണെന്നു അംഗീകരിക്കപ്പെട്ടു. MOP പ്രസ്തുത ആവശ്യങ്ങള്‍ നിറവേറ്റാന്‍ സംഗ്രഹിക്കപ്പെട്ടിട്ടുള്ളതാണ്.
MANUAL OF OFFICE PROCEDURE
Sections:
Each Office divided into Sections.
Each Section has one or more
clerks.
Each Clerk has a section Letter
and Number.
Sections supervised by a
Superintendent
Each Section has one or more clerks.
Each Clerk has a section Letter and Number.
Sections supervised by a Superintendent
1. Each office is divided into:
(A) Divisions
(B) Departments
(C) Sections
(D) Units
Answer: (C) Sections
2. Each Section has one or more:
(A) Officers
(B) Clerks
(C) Record Keepers
(D) Typists only
Answer: (B) Clerks
3. Each clerk has a section:
(A) File number
(B) Letter and number
(C) Badge
(D) Office seal
Answer: (B) Letter and number
4. Who supervises sections?
(A) Typist
(B) Superintendent
(C) Record Keeper
(D) Office Manager
Answer: (B) Superintendent
5. The Fair Copy Section attends to:
(A) File preservation
(B) Tappal distribution, fair copying, and dispatching
(C) Office discipline
(D) Preparing reports
Answer: (B) Tappal distribution, fair copying, and dispatching
6. In the Fair Copy Section, there may be:
(A) Only Officers
(B) Clerks or Typists
(C) Record Keepers
(D) Managers
Answer: (B) Clerks or Typists
7. If the Fair Copy Section has five or more typists, they are supervised by:
(A) Record Keeper
(B) Fair Superintendent
(C) Superintendent
(D) Office Manager
Answer: (B) Fair Superintendent
8. Who is responsible for keeping files and records in head and district offices?
(A) Superintendent
(B) Record Keeper
(C) Clerk
(D) Typist
Answer: (B) Record Keeper
9. The Office Manager or Head Ministerial Officer supervises:
(A) Only typists
(B) Only Fair Copy Section
(C) The whole office – business and discipline
(D) Only clerks
Answer: (C) The whole office – business and discipline
10. Which is correct?
(A) Record Keeper → Dispatching tappal
(B) Superintendent → Supervising sections
(C) Fair Superintendent → General office discipline
(D) Typist → Supervising clerks
Answer: (B) Superintendent → Supervising sections
11. Distribution of tappal is done by:
(A) Record Keeper
(B) Fair Copy Section
(C) Superintendent
(D) Office Manager
Answer: (B) Fair Copy Section
12. Who is higher in authority: Clerk or Superintendent?
(A) Clerk
(B) Superintendent
(C) Both equal
(D) Typist
Answer: (B) Superintendent
13. A section letter and number are given to:
(A) Superintendent
(B) Clerk
(C) Record Keeper
(D) Typist
Answer: (B) Clerk
14. Who ensures discipline in the office?
(A) Typist
(B) Clerk
(C) Office Manager or Head Ministerial Officer
(D) Record Keeper
Answer: (C) Office Manager or Head Ministerial Officer
15. Which section is concerned with fair copying?
(A) Record Section
(B) Fair Copy Section
(C) Office Manager’s Office
(D) Superintendent’s Section
Answer: (B) Fair Copy Section
16. The person in charge of file custody is called:
(A) Record Keeper
(B) Clerk
(C) Superintendent
(D) Manager
Answer: (A) Record Keeper
17. Five or more typists together are supervised by:
(A) Superintendent
(B) Fair Superintendent
(C) Office Manager
(D) Head Ministerial Officer
Answer: (B) Fair Superintendent
18. Which officer supervises the entire office staff?
(A) Clerk
(B) Superintendent
(C) Office Manager / Head Ministerial Officer
(D) Record Keeper
Answer: (C) Office Manager / Head Ministerial Officer
19. Which one is NOT the duty of Fair Copy Section?
(A) Dispatching letters
(B) Tappal distribution
(C) File custody
(D) Fair copying
Answer: (C) File custody
20. The Manual of Office Procedure mainly deals with:
(A) Rules for discipline only
(B) Guidelines for working of office sections
(C) Accounting procedures
(D) Typists’ duties alone
Answer: (B) Guidelines for working of office sections
ഉപക്രമം
ReplyDelete1950-ൽ തയ്യാറാക്കിയ തിരുവിതാംകൂർ-കൊച്ചി സെക്രട്ടേറിയറ്റ് ആഫീസ് മാന്വൽ സെക്രട്ടേറിയറ്റിലെ ഓഫീസ് നടപടി ക്രമീകരിക്കു ന്നതിനുള്ള ഒരു മാർഗ്ഗ നിർദ്ദേശമായി ഉപയോഗിക്കപ്പെട്ടു. ഇത് അ നുയോജ്യമായ രൂപഭേദ ത്തോടെ മറ്റു ഓഫീസുകളിലും ഉപയോഗിക്കുന്നതിന് ഉദ്ദേശിക്കപ്പെട്ടിരുന്നു.
ഇന്നത്തെ വ്യാപ്തിയിൽ സെക്രട്ടേറിയറ്റ് വളർന്നതോടെ ഈ മാന്വൽ കേരളത്തിനപര്യാപ്ത മാണെന്ന് കാണപ്പെട്ടു. തദനുസരണം സെക്രട്ടേറിയറ്റിലെ ഉപയോഗ ത്തിനു മാത്രമായി കുറച്ചു കൂടെ വിശദമായ ഒരുകൂട്ടം നിർദ്ദേശങ്ങൾ കേരളാ സെക്രട്ടേറിയറ്റ് ഓഫീസ് മാന്വലിൽ എഴുതിച്ചേർത്തിട്ടുണ്ട്.
അതിനെത്തുടർന്ന് റവന്യൂ ബോർഡും റവന്യൂ വകുപ്പിന്റെ മറ്റ് ആഫീസുകളും തിരുവിതാംകൂർ-കൊച്ചി സെക്രട്ടേറിയറ്റ് ഓഫീസ് മാന്വലിനു പകരം, മദിരാശി സംസ്ഥാനത്തിലെ ജില്ലാ ഓഫീസ് മാന്വൽ സ്വീകരിക്കാൻ തീരുമാനിച്ചു.
മറ്റ് ആഫീസുകൾക്കായി ലളിതമായ ആഫീസ് നടപടി സമ്പ്രദായത്തിന്റെ ആവശ്യം തോന്നിത്തുടങ്ങിയിട്ട് വളരെ നാളുകളായി. ഈ സമാഹാരം ഈ ആവശ്യം നിറവേറ്റാനുദ്ദേശിച്ചിട്ടുള്ളതാണ്.
2. നിലവിൽ അനുവദിച്ചിട്ടുള്ള അംഗസം ഖ്യ കൊണ്ട് സൗകര്യപ്രദമായ സെക്ഷനുകളായി ആഫീസ് വിഭജിക്കുന്നതിനും, സെക്ഷനുകളും ഓരോ സെക്ഷൻ തലവനും (സുപ്രണ്ടും) ഓരോ സെക്ഷനിലുമടങ്ങുന്ന ഗുമസ്തൻമാരും ഓരോ ഗുമസ്തനും കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന വിഷയങ്ങളും കാണിക്കുന്ന വ്യക്തമായ ഒരു വിതരണപ്പട്ടിക തയ്യാറാക്കുന്നതിനും സാധിക്കുന്ന വകുപ്പു തലവൻമാരുടെ ആഫീസുകളിലെ ഉപയോഗത്തിനാണ് ഈ നടപടി ഗ്രന്ഥം പ്രാഥമികമായി ഉദ്ദേശിക്കപ്പെട്ടിട്ടുള്ളത്.
ReplyDeleteഓരോ സെക്ഷനും ഒരു സെക്ഷൻ അക്ഷരവും, ഒരു ഗൂമസ്തൻ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന വിഷയങ്ങളുടെ ഓരോ കൂട്ടത്തിനും ഓരോ നമ്പറും നൽകുന്നതാണ് ,
അഞ്ചോ അതിൽ കൂടുതലോ ടെപ്പിസ്റ്റുകൾ ഉള്ള ആഫീസുകളിൽ ഒരു അസ്സൽപ്പകർപ്പ് സൂപ്രണ്ടിന്റെ കീഴിൽ തപാൽ വിതരണവും ടൈപ്പിംഗും അയച്ചും നടത്തുന്ന ഒരു അസ്സൽപ്പകർപ്പു സെക്ഷൻ ഘടിപ്പിക്കേണ്ടതാണ്.
റിക്കാർഡു മുറിയുടെ ചുമതല വഹിക്കുന്നതിന് ഒരു റിക്കാർഡ സൂക്ഷിപ്പു കാ രനെ (Record keeper) നിയോ ഗി ക്കേ ണ്ട താ ണ്.
കർത്തവ്യനിർവ്വഹണത്തെ സംബന്ധിച്ചും അച്ചടക്കത്ത സംബന്ധിച്ചും ഉള്ള മുഴുവൻ ആഫീസിന്റെയും പൊതുമേൽനോട്ടം ആ ഫീസ് മാനേജരോ മിനിസ്റ്റീരിയൽ ആഫീസ് തലവനോ നടത്തണം.
വകുപ്പു തലവൻമാരുടെ ആഫീസുകളിലെ ഉദ്യോഗസ്ഥ സംവിധാനം വ്യത്യാസപ്പെട്ടിരിക്കുന്നതിനാൽ ഈ നടപടി ഗ്രന്ഥം ആഫീസുകളിൽ ഉപയോഗിക്കാൻ സ്വീകരിക്കുന്നതിനു മുമ്പായി നടപടി ഗണത്തിൽ നിർദിഷ്ട ഉദ്യോഗസ്ഥന്മാർ ക്കായി നീക്കിവച്ചിട്ടുള്ള ചുമതലകൾ ആരാണ് നിർവ്വഹിക്കേണ്ടതെന്ന് ഒരു ആഫീസ് ഉത്തരവു മുഖേന ചൂണ്ടിക്കാട്ടേണ്ടതാ വശ്യമാണ്.
അങ്ങിനെ, ഒരു ആഫീസിൽ ഒന്നിലധികം ഡയറക്ടർമാരും ഡെപ്യൂട്ടി ഡയറക്ടർമാരും അല്ലെങ്കിൽ ഡയറക്ടർമാരോ ഡെപ്യൂട്ടി ഡയറക്ടർമാരോ, അസിസ്റ്റന്റ് ഡയറക്ടർമാരോ ഉണ്ട ങ്കിൽ, നടപടിഗ്രന്ഥത്തിൽ ആഫീസ് തലവന് നൽകിയിട്ടുള്ള കർത്തവ്യ ങ്ങളിലേ താണ് മറ്റുള്ള ഉദ്യോഗസ്ഥൻമാരി ലേതെങ്കിലുമൊരാൾ അല്ലെങ്കിൽ മറ്റൊരാൾ നിർവ്വഹിക്കേണ്ടതായിട്ടുള്ളത് എന്നു വ്യക്ത മായി വ്യവസ്ഥ ചെയ്തിരിക്കേണ്ടതാണ്.
ReplyDelete3.. ഈതേമാതിരി ഈ നട പടിഗന്ഥം അനുയോജ്യ മായ മാറ്റ ങ്ങ ളോടെ വിവിധ വകു പ്പു ക ളു ടെ പ്രാദേശിക ആഫീ സു ക ളു ടെ യോ ജില്ലാ ആ ഫീ സു ക ളു ടെ യോ സബ് ആഫീസുകളുടെയോ ഉപയോഗത്തിന് സ്വീകരിക്കാവുന്നതാണ്.