Head of Office ന്റെ സാന്നിദ്ധ്യത്തില്‍ മാത്രമെ തപാല്‍ തുറക്കാവൂ.
തപ്പാല്‍ കിട്ടിയ തിയ്യതിവെച്ച് മുദ്ര [Stamp] പതിപ്പിക്കണം.
ഉദ്യോഗസ്ഥന്മാരുടെ പേരില്‍ വരുന്ന തപ്പാല്‍,Secret, Strictly Confidential (Stamp) എന്നിങ്ങനെ അടയാളം ചെയ്തിട്ടുള്ളത് മേല്‍വിലാസക്കാരനായ ഉദ്യോഗസ്ഥന്‍ [To whom they are addressed] മാത്രമേ തുറക്കാവൂ.
കടലാസുകള്‍ സെക്ഷന് അനുസരിച്ച് തരംതിരിക്കുകയും ബന്ധപ്പെട്ട സൂപ്രണ്ടുമാര്‍ക്ക് അയക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.
കടലാസുകള്‍ അതിനുശേഷം Subject Clerk തന്റെ Personal Register ല്‍ ചേര്‍ക്കുന്നു.
Higher Authority ക്ക് ഉദ്ദശിച്ചിട്ടുള്ള ഓഫീസ് തലവന് [Head of Office] ഒപ്പിടുന്നു. മറ്റുകാര്യങ്ങള്‍ അധികാരപ്പെടുത്തിയ ഉദ്യോഗസ്ഥന്‍ നിര്‍വഹിക്കുന്നു.
The disposal files are put in their proper place in the bundles inthe record Room. The Record Keeper also files the index slips and compiles the ANNUAL INDEXES bases on the them. (=തീര്‍പ്പാക്കിയ ഫയലുകള്‍ റിക്കാര്‍ഡ് റൂമില്‍ സൂക്ഷിക്കുന്നു. റിക്കാര്‍ഡ് കീപ്പര്‍ index slips ഫയല്‍ ചെയ്യുന്നു. അതിന്റെ അടിസ്ഥാനത്തില്‍ വാര്‍ഷിക സൂചികകള്‍ സമാഹരിക്കുന്നു.
ReplyDelete11. തപാലിന്റെ സ്വഭാവം:-
കാർഡിന്റെയോ,ഒട്ടിച്ച കൂടുകളുടെയോ, പൊതികളുടെയോ, കമ്പിസന്ദേശ ങ്ങളുടെയോ രൂപത്തിൽ ഓഫീസ് തലവ ന്റെ പേരിൽ വരുന്ന എല്ലാ അറിയി പ്പുകളും തപാലിൽ പെടുന്നു.
ReplyDelete12. തപാലിന്റെ കൈപ്പറ്റ്:-
തപാൽ വഴിയോ ദൂതൻ മുഖേനയോ അല്ലെങ്കിൽ മറ്റേതെങ്കിലും തരത്തിലോ ഉള്ള എല്ലാ തപാലുകളും ആഫീസ് സെക്ഷനിലെ തപാൽ ഗുമസ്തൻ കൈപ്പറ്റുന്നു രജിസ്റ്റർ ചെയ്തിട്ടുള്ളതും നഷ്ടോത്തരവാദം ചെയ്തിട്ടുള്ളതുമായ തപാൽ ഉരുപ്പടികളോടുകൂടി ചേർത്തിട്ടുള്ള തപാൽ രസീതുകളിൽ ആ ഫീസ് തലവനുവേണ്ടി അയാൾ ഒപ്പുവയ്ക്കുന്നു. കമ്പി സന്ദേശ ങ്ങ ൾ,കമ്പിസന്ദേശം കൊണ്ടുവരുന്ന ശിപായി മേൽവിലാസക്കാര നായ ഉദ്യോഗസ്ഥന്റെ പക്കൽ കൊടുക്കുകയും അദ്ദേഹം അത് പൊട്ടിച്ച ശേഷം തപാൽ ഗുമസ്തനെ ഏൽപിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. ദൂതൻ കൊണ്ടു വരുന്ന തപാൽ കൈപ്പറ്റിയ വിവരം ദൂതന്റെ ഡെലിവറി പുസ്തകത്തിൽ തപാൽ ഗുമസ്തൻ രേഖപ്പെടുത്തണം.
13. ആഫീസ് സമയത്തല്ലാതെ ദൂതൻമാർ കൊണ്ടുവരുന്ന തപാൽ:-
ReplyDeleteരാവിലെ10 മണിക്കു മുമ്പും വൈകീട്ട് തപാൽ ഗുമസ്തൻ പൊയ്ക്ക ഴിഞ്ഞതിനു ശേഷവും അവധിദിവസങ്ങളിലും ദൂതൻമാർ കൊണ്ടുവരുന്ന തപാലുകൾ ഇതിന്റെ ആവശ്യത്തിലേക്കായിവച്ചിട്ടുള്ള പെട്ടിയിൽ ഇടേണ്ട താണ്. അവ കിട്ടിയ വിവരം ജോലിയിലുള്ള ഗുമസ്തൻ ദൂതന്റെ ഡെലിവറി പുസ്തകത്തിൽ രേഖപ്പെടുത്തുന്നതാണ്. എല്ലാ ദിവസവും 10 മണിക്ക് തപാൽ ഗുമസ്തൻ പെട്ടി തുറക്കുകയും അവ അന്നത്തെ തപാലിനോടൊപ്പം വിതരണം ചെയ്യുകയും വേണം.
ReplyDelete14. തപാൽ തുറക്കുന്നത്:-
തപാൽ, ആഫീസ് തലവന്റെയോ, ആ ആവശ്യ ത്തിനു നിശ്ചയിച്ചിട്ടുള്ള മറ്റേതെങ്കിലും ഉദ്യോഗസ്ഥന്റെയോ അടുക്കൽ കൊണ്ടുപോകുകയും അദ്ദേഹത്തിന്റെ സാന്നിദ്ധ്യത്തിൽ അത് പൊട്ടിക്കു കയും ചെയ്യുന്നു.
ആഫീസ് തലവന്റെ സാന്നിദ്ധ്യ ത്തിൽ തപാൽ പൊട്ടിക്കാതിരിക്കുമ്പോൾ, വളരെ പ്രധാനപ്പെട്ട കത്തിടപാടുകൾ പ്രത്യേകിച്ച് സർക്കാരിൽനിന്നുള്ള കത്തിടപാട് എത്രയും നേരത്തെ ആഫീസ് തലവൻ കാണുന്നതിന് ആവശ്യ മെന്നു തോന്നുന്ന ഏർപ്പാടുകൾ അദ്ദേഹം ചെയ്യേണ്ടതാണ്.
ആഫീസ് തലവന്റെ സാന്നിദ്ധ്യത്തിൽ തപാലിൽ ആഫീസ് മുദ പതിക്കു കയും തീയതി വയ്ക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. എന്നിട്ട് അവ ബന്ധപ്പെടുന്ന സെക്ഷൻ, അനുസരിച്ച് തരംതിരിക്കുന്നു. ഈ ആവശ്യത്തിന് ആഫീസിലെ സെക്ഷനുകളിൽ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന വിഷയങ്ങളെ കാണിക്കുന്ന നാളിതുവരെയുള്ള ഒരു വിതരണപ്പട്ടിക തപാൽ ഗുമസ്തനു നൽകുന്നതാണ്.
തപാൽ കാണുന്ന ഉദ്യോഗസ്ഥൻ ഓരോരോ കടലാസുകളുടെയും അത്യാവ ശ്യകതയെ സംബന്ധിച്ചോ അവ കൈകാര്യം ചെയ്യേണ്ട രീതിയെ സംബന്ധി ച്ചോ വേണ്ട നിർദ്ദേശങ്ങൾ അവയിൽ കുറിക്കുകയും ചെയ്യുന്നതാണ് . ഉദാഹരണത്തിന്, സ്റ്റോക്ക് ഫയലിലേക്ക് പകർത്തുക എന്നോ "ഫയൽ' ചെയ്യേ ണ്ട കടലാസുകൾ സൂചകപ്പെടുത്തുന്നതിന് - "സു' എന്നോ , "ന; ഉടൻ തീർപ്പ് ' അല്ലെങ്കിൽ "ന:തൽ ക്കാലിതീർപ്പ്' എന്നോ അദ്ദേഹത്തിന് അടയാള പ്പെടുത്താവുന്നതാണ്.
15, നമ്പറിടീലും വിതരണവും:-
ReplyDeleteകമ്പിസന്ദേശങ്ങളുടെയോ ടെലിഫോണ്‍ സന്ദേശങ്ങളുടെയോ തപാൽ പകർ പ്പുകൾ. യാത്രാപരിപാടികൾ, ഉള്ളടക്കങ്ങൾ, അധികപ്പകർപ്പുകൾ, മുദ്രകൾ ഒട്ടിക്കാത്തതോ, ആവശ്യത്തിൽ കുറവു മുദ്രകൾ ഒട്ടിച്ചതോ ആയ ഹർജികൾ, തെറ്റായി മേൽവിലാസം കുറിച്ചിട്ടുള്ള കടലാസുകൾ, നിർദ്ദിഷ്ട ഫാറത്തി ലല്ലാത്ത അപേക്ഷകൾ, സർക്കാർ ഗസറ്റുകളും, അച്ചടിച്ച് മറ്റു ലഘു ലേഖകളും പ്രസിദ്ധീകരണങ്ങളും തുടങ്ങി ക്ഷണിക സ്വഭാവത്തിലുള്ളവ (ephemeral) ഒഴിച്ച് തപാലായി കിട്ടുന്ന എല്ലാ കടലാസുകൾക്കും തപാൽ ഗുമസ്തൻ വിത രണ പദ്ധതിവേടിൽ (Distribution Register) നമ്പരിടുന്നു. (ഫാറം 1 പരിശിഷ്ടം I)..
ദിവസേന നൂറിൽ കവിയാത്ത തപാലുകൾ കിട്ടുന്ന ആഫീസുകളുടെ കാര്യത്തിൽ ഒരേ നമ്പർ രണ്ടു പ്രാവശ്യം പതിയുന്ന സ്വയം പ്രവർത്തക നമ്പരിടീൽ യന്ത്രത്തിന്റെ (Automatic numbering machine)സഹായത്തോടെ നമ്പരി ടേണ്ടതാണ്.
ഓരോ സെക്ഷനും പ്രത്യേകം പതിവേട് ഉണ്ടായിരിക്കണം.
ചെറിയ ആഫീ സുകളിൽ, ആഫീസിന്റെ മുഴുവൻ ആവശ്യത്തിലേക്ക് ഒരൊറ്റ വിതരണപതി വേടേ ഉണ്ടായിരിക്കു. ഓഫീസിന് ഒന്നിൽ ആരംഭിച്ച് തുടർന്നു വർഷാവസാനം വരെ അനുക്രമമായി എത്തുന്ന ഒരു കമനമ്പർ ഉണ്ടായി രിക്കും.
ഒരു സെക്ഷനെ സംബന്ധിക്കുന്ന കടലാസുകൾക്ക് നമ്പരിട്ടശേഷം, അതായത്, 11236 മുതൽ 11285 വരെയാണ് അതെങ്കിൽ അടുത്ത സെക്ഷനെ സംബന്ധിക്കുന്ന കടലാസുകൾക്ക് 11286-ൽ തുടങ്ങി ഈ രീതി തുടർന്നു പോകുന്നു.
അങ്ങിനെ ഒരു ദിവസം അവസാനം കിട്ടിയതിന് 11312 എന്ന നമ്പരിട്ടാൽ അടുത്ത ദിവസം ആദ്യം കിട്ടുന്നതിന് 11313 എന്ന നമ്പരായിരിക്കും ഇടുന്നത്.
ഉള്ളടക്കങ്ങൾ ഉണ്ടെങ്കിൽ അതിന്റെ സ്വഭാവം, 1. തീർപ്പു ഫയൽ,(Dis.file) 2. ഭൂപടങ്ങൾ, 3. സർവ്വീസ് പതിവേടുകൾ എന്നിങ്ങനെ, ചുരുക്കമായി പതി വേടിന്റെ രണ്ടാം(2) കാള ത്തിൽ കുറിക്കണം.
കിട്ടിയിട്ടുള്ള കടലാസുകളിലെല്ലാം ഈ രീതിയിൽ നമ്പരിട്ടശേഷം അതേ നമ്പരുകൾ ഇരട്ടിപ്പായി ഇട്ടിട്ടുള്ള വിവരണ പതിവേടുസഹിതം, വലിയ കാലതാമസം കൂടാതെ തപാൽ ഗുമസ്തൻ ഓരോ സെക്ഷനേയും സംബന്ധി ക്കുന്ന തപാലുകൾ സെക്ഷൻ സൂപ്രണ്ടിന് അയയ്ക്കുന്നു.
ആവശ്യമായ നിർദ്ദേശങ്ങളോടു കൂടി സൂപ്രണ്ട്, സെക്ഷനിലെ ഗുമസ്തൻമാർക്ക് തപാൽ വിതരണം ചെയ്യുകയും വിതരണപതിവടിൽ അവരുടെ ചുരുക്കൊപ്പ് വാങ്ങുകയും ചെയ്യുന്നു.
വിതരണപ്പതിവേടിന്റെ 4-ാം കോളത്തിൽ ആനുകാലികത്തിന്റെ നമ്പർ കുറിച്ചതിനുശേഷം, ആനുകാലികത്തെ സംബന്ധിച്ച് വിതരണപ്പതിവേടി ലുള്ള നമ്പരുകൾക്കു ചുറ്റും വരയിടുന്നു.
തൻപതിവടിൽ(Personal Register) കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന കടലാസുകളുടെ കാര്യത്തിൽ, വിതരണപരിവേടിലെ നടപ്പുനമ്പർ(Current Number) അതിനു നേരെ തത്തു ല്യമായ പുതുക്കാര്യനമ്പർ(New Case Number) കുറിച്ചതി നുശേഷം അവസാനിപ്പിക്കാവുന്നതാണ്.
അതുപോലെ, പ്രത്യേക പതിവേടുകളിൽ എഴുതിച്ചേർക്കേണ്ട കടലാസു കളുടെ കാര്യത്തിൽ, പ്രത്യേക പതിവേടിലെ കാര്യത്തിന്റെ നമ്പർ വിതരണ പദ്ധതി വേടിലെ 4-ാം കാളത്തിൽ എഴുതിച്ചേർക്കേണ്ടതും പതിവേടിലെ എഴുതിച്ചേർക്കലുകൾക്കു ചുറ്റും വരയിടേണ്ടതും ആണ് .
കടലാസ് ഫയൽ ചെയ്യേണ്ടതാണങ്കിൽ റിക്കാർഡു ഫയലിന്റെ നമ്പർ വിതരണ പതിവേടിന്റെ 4-ാം കാള ത്തിൽ കുറിക്കുകയും വിതരണ പതിവേടിന്റെ 5-ാം കാളത്തിൽ റിക്കാർഡു സൂക്ഷിപ്പുകാരന്റെ കൈപ്പറ്റടയാളം വാങ്ങിയ തി നുശേഷം കടലാസ് അയാളെ ഏൽപ്പിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. V-ാം അദ്ധ്യായ ത്തിൽ സൂചിപ്പിച്ചിട്ടുള്ളതുപോലെ തൻപതിവേടുകളിൽ നടപ്പുകൾ(Current) ചേർത്തിട്ടുണ്ടെന്ന് സൂപ്രണ്ട് ഉറപ്പുവരുത്തണം. ഇതുചെയ്തു എന്നതിന്റെ അടയാളമായി സൂപ്രണ്ട് പിറ്റേ ദിവസത്തെ ഉപയോഗ ത്തിനു വേണ്ടി വിതര ണ പതിവേട് നമ്പരിന്റെ അടിയിൽ താഴെ പറയും പ്രകാ രം സാക്ഷ്യപ്പെ ടുത്തണം.മുകളിലത്തെ നമ്പരുകൾ തൻപതിവേടിൽ ചേർത്തിട്ടുണ്ട് എന്ന് നിജപ്പെ ടു ത്തിയിരിക്കുന്നു. (ഒപ്പ്/സൂപ്രണ്ട്). മേൽ പ്രസ്താവിച്ചതുപോലുള്ള സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തൽ കൂടാതെ ദിവസത്തിന്റെ അവസാനം തപാൽ ഗുമസ്തൻ തപാൽ പുസ്തകം സ്വീകരിക്കുന്നതല്ല.
തന്റെ സെക്ഷനിലേയ്ക്ക് തെറ്റായി അയച്ച കടലാസുകൾ ഏതെങ്കിലും ഉണ്ടങ്കിൽ, പതിവേടിന്റെ (2) -ാം കാള ത്തിൽ തിരിച്ചയച്ചു എന്നു പെൻസിൽ കൊണ്ടു കുറിച്ചതിനുശേഷം അത് സൂപ്രണ്ട് തിരിച്ചയയ്ക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. അത്തരം കടലാസുകൾ കിട്ടിയാലുടൻ തന്നെ അസ്സൽപ്പകർപ്പ് സെക്ഷന്റെ(Fair Copy Section) സൂപ്രണ്ട്, കടലാസും പതിവേടും കൈപ്പറ്റിയതിന്റെ അടിസ്ഥാ നത്തിൽ അയയ്ക്കുന്നതിനായി ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷന് അയയ്ക്കുന്നു.
16. ഉൽഭവപരാമർശം:-
ReplyDeleteആഫീസിൽനിന്നും പുറപ്പെടുവിച്ചതും, ഒരു ഫയൽ ഉൽഭവിച്ചതുമായ ഒരു പരാമർശത്തിന് ഒരു നമ്പർ നൽകുകയും, തപാലിൽ കിട്ടുന്ന മറ്റേതൊരു കടലാസുപോലെതന്നെ പതിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. വിഷയം കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന ഗുമസ്തനായിരിക്കും ഇതിന്റെ ചുമതല..
17. ഒന്നി ല ധികം സെക്ഷനെ സംബ ന്ധിക്കു ന്ന പരാമർശങ്ങൾ:-
ReplyDeleteഒന്നിലധികം വിഷയവുമായും തൽഫലമായി ഒന്നിലധികം സെക്ഷനു മായും ബന്ധപ്പെട്ടതാണ് ഒരു നടപ്പ് എങ്കിൽ, അറിയിപ്പിന്റെ ആദ്യം സൂചിപ്പി ച്ചിട്ടുള്ള സംഗതിയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷൻ അതു കൈകാര്യം ചെയ്യു ന്നു.
ആ സെക്ഷൻ അതു പതിക്കുകയും അതിൽ ഉന്നയിച്ചിട്ടുള്ള പ്രശ്നങ്ങൾ വേണ്ടെത്ര പ്രാധാന്യമുള്ളതാണെങ്കിൽ മറ്റു ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷന്, പ്രത്യേകം നടപടി എടുക്കുന്നതിലേക്ക് അവയുടെ പ്രസക്തഭാഗം നൽകുകയും ചെയ്യണം. പൊതുവായ നടപ്പുകൾ അതായത് എല്ലാ സെക്ഷനേയും സംബന്ധിക്കുന്ന നടപ്പുകൾ, അങ്ങിനയുള്ള കടലാസുകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിന് നിർദ്ദേശിച്ചിട്ടുള്ള സെക്ഷൻ ഏറ്റെടുക്കണം.
18. വിലപിടിപ്പുള്ള ഉള്ളടക്കങ്ങൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നത്:-
ReplyDeleteഅറിയിപ്പുകളോടൊപ്പം ഉള്ളടക്കങ്ങളായി കിട്ടുന്ന പണവും ചെക്കുകളും മറ്റു വിലപിടിപ്പുള്ളവയും, തപാൽ ഗുമസ്തൻ വിലവസ്തുപതിവേടില്‍ (സെക്യൂരിറ്റി രജിസ്റ്ററിൽ) (പരിശിഷ്ടം 1-ൽ ഫാറം 11) ചേർക്കുകയും, അവയുടെ സുരക്ഷിതമായ സൂക്ഷിപ്പിന് മാനേജർക്ക് നൽകുകയും, അദ്ദേഹം അതു കൈപ്പറ്റിയ വിവരം പതിവേടിലും അറിയിപ്പിന്റെ വിളുമ്പിലും(Margin) രേഖപ്പെടുത്തി വാങ്ങുകയും വേണം. വിലവസ്തുപ്പതിവേടിൽ കൊടുത്തിട്ടുള്ള നമ്പർ ഉള്ളടക്ക സഹിതം അസ്സൽപ്പകർപ്പു സെക്ഷൻ സൂപ്രണ്ടിന്റെ സാക്ഷ്യ പ്പെടുത്തലോടുകൂടി വിതരണപ്പതിവേടിൽ ചേർത്തിട്ട്, വിതരണപ്പതിവേടു വഴി അറിയിപ്പ് തന്നെ വിതരണം ചെയ്യേണ്ട താണ്.
ReplyDelete19. അറിയിപ്പുകളിൽ പതിച്ചിട്ടുള്ള മുദ്രകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന രീതി:-
ഹർജികളിൻമേലോ മറ്റു പ്രമാണങ്ങളിൻമേലോ ഒട്ടിച്ചിരിക്കുന്ന മുദ്രകളി ൻമേൽ, മുദ്രകൾ മുഴുവനുമായോ അഥവാ ചിലഭാഗം തൊടത്തക്ക വണ്ണമോ, അതിലെ എഴുത്തുകൾ മറയ്ക്കാത്ത വിധത്തിലും, കള്ളരേഖ നിർമ്മാണം കണ്ടുപിടിക്കാൻ വിഷമമില്ലാത്ത വിധത്തിലും, തീയതിയുള്ള മുദ്ര അടിച്ച് ആദ്യമായി തപാൽ ഗുമസ്തൻ അവ റദ്ദാക്കേണ്ടതാണ്. മുദ്ര റദ്ദാക്കേണ്ടതായ ചുമതല പ്രധാനമായും തപാൽ ഗുമസ്തന്റേതാണെന്നു വരികിലും, മേൽ നിർദ്ദേശിച്ച പ്രകാരം ഒട്ടിച്ചിട്ടുള്ള മുദ്ര റദ്ദ് ചെയ്തിട്ടുണ്ടാ എന്നും മറ്റും സൂപ്ര ണ്ടും ബന്ധപ്പെട്ട് സെക്ഷൻ ഗുമ സനും നോക്കേണ്ടതാണ്.
20,ഓഫീസ് സമയത്തിനു പുറമേകിട്ടുന്ന കമ്പിസന്ദേശങ്ങളും അടി യ ന്തിര തപാ ലു കളും സംബ ന്ധിച്ച നട പടികമം:-
ReplyDeleteആഫീസ് സമയത്തിനു പുറമെയും ഒഴിവു ദിവസങ്ങളിലും "പ്രത്യേകം" എന്നോ "അടിയന്തിരം' എന്നോ "ഉടൻ തന്നെ' എന്നോ അടയാളം ചെയ്തു വരുന്ന ഏതെങ്കിലും കമ്പിസന്ദേശങ്ങളോ, മറ്റ് അറിയിപ്പുകളോ ആ ജോലി നോക്കുന്ന ഗുമസ്തൻ ഒരു വിശേഷാൽ ദൂതൻ മുഖേന ഫീസ് തലവന് അന്നേ ദിവസം തന്നെ എത്തിത്തിച്ചുകൊടുക്കേണ്ടതാണ്,
ഒഴിവു ദിവസങ്ങളിൽ സത്വര നടപടി ആവശ്യമായി വരുന്ന അടിയന്തിര കട ലാസുകള്‍ക്ക്‌ നമ്പരിടുന്നതിനും, ആവശ്യമെങ്കിൽ അന്നേദിവസം തന്നെ നടപടി എടുക്കുന്നതിനും, വിതരണ പതിവേടുകൾ ആ ദിവസം ജോലി നോക്കുന്ന ഗുമസ്തൻമാരുടെ മുമ്പിൽ ഉണ്ടായിരിക്കേണ്ടതാണ്.