✏✏✏✏✏✏✏✏✏✏✏✏✏✏✏
Arising Reference:
Any reference issued from the
office which originates the file is called an arising reference.
Case:
- Case consists of the current file, Note file and any previous papers and books put up for reference.
Current
- A communication received in the office which is stamped with the number of the office is, until disposal, known as a current and the number itself is called a current number.
Current file
- Consists of official paper or papers to which are subsequently added the office copies of intermediate official reference, the whole being arranged chronologically.
Demi-official correspondence
- Correspondence is called demi-official when officers correspond with each other or with any member of public on administrative office matters without the formality of office procedure for any information and may be considered undesirable to place official record.
Disposal
- Disposal is statement of the final decision of the head of office on any matter submitted for information or orders.
Drafting
- Drafting is the preparation of any communication which it is proposed to issue.
Enclosure
- A communication or a statement or a plan, sketch or other documents which is attached to or accompanies another communication to supplement or elucidate the point conveyed in the letter is called an enclosure.
Flagging
- Flagging is the process of attaching to the top of papers put up for reference in a case, slips printed with letters of the alphabet or Arabic or Roman Numerals.
Issue
- Issue is the term used to denote the process of copying and dispatching communications intended for any person or authority.
New Case
- A paper which is not connected with a pending case in the office or one which originates in the office is treated as a New Case.
Note
- A note is written of facilitate the disposal of a case. It may contain a precise of previous papers, a statement of the facts reported and proposals made in the current file, the arguments for and against any measure proposed and suggestions as to the action to be taken.
Note file
- Consists of the notes with unofficial reference and replies there to including demi official and telephonic messages.
Official correspondence
- Correspond with each other or
with any member of public with certain fixed rules as to form and with
intention to place the same as an official record.
Old case
- A reply to a reference issued from an office has for any other reason to be filed with a current already pending in the office is called an old case.
Put up papers
- Put up papers means the previous orders or other papers connected on the subject of a current under consideration and put up in the case with the current.
Referencing
- Referencing is the process of putting up in a case previous correspondence, laws, rules, reports etc. Required for its disposal, flagging them and indicating their presence by reference in the margin at the portion of the current file or note file in which they are mentioned or quoted.
Registry
- A paper is said to be registered when it is given a current number and entered with an abstract to the personal register.
Section
- Section is the minor division of the office consisting of a Superintendent and one or more clerks under him.
Tappal
- All communications received in the office which are official/ demi official are until numbering is known as Tappal.
4. ഈ നട പടി ഗ ന്ഥ ത്തിൽ ഉപ യോ ഗിച്ചിട്ടുള്ള ചില പദങ്ങളുടെയും പ്രയോഗങ്ങളുടെയും നിർവചനങ്ങളാണ് താഴെ കൊടുത്തിരിക്കുന്നത്.
ReplyDelete"ഉൽഭവ പരാ മർശം' (Arising Reference)-ഫയൽ ഉൽഭ വിക്കുന്ന ആഫീസിൽ നിന്നു അയ യ്ക്കുന്ന ഏതെങ്കിലും പരാമർശത്തെ ഉൽഭവ പരാമർശം എന്നു പറയുന്നു.
ReplyDeleteArising Reference
Delete(A) Any Reference issued from the office which originates the file is called a Arising Reference
(B) Arising Reference is not numbered and registered in the way of the other papers received in the Tappal
(C) A paper or communication received from other office directly to Head of office is a arising reference
(D) Preparation of any communication which is proposed to issue is name on arising reference
Correct Answer: Option (A) Any Reference issued from the office which originates the file is called a Arising Reference
Any reference issued from the office which originates the file is called:
Delete(A) An official reference
(B) A cross reference
(C) Internal reference
(D) Arising reference
Correct Answer: Option (D) Arising reference
"കാര്യം' (Case)എന്ന തിൽ നടപ്പു ഫയലും കുറിപ്പു ഫയലും പരാമർശനത്തിനായി സമർപ്പിച്ചിട്ടുള്ള ഏതെങ്കിലും മുൻ കടലാസും പുസ്തകങ്ങളുമടങ്ങുന്നതാണ്.
ReplyDeleteA case:
Delete(A) A case is a communication received in the office in · which is stamped with the office seal and number and sent to the dealing clerk for further action
(B) Case consists of the current file, note file and any previous papers and book put up for reference
(C) A reply to a reference issued from the office or a paper which thought not a reply of that nature has for any other reason to be failed with a current already pending in the office
(D) The previous orders or other papers connected with or bearing on the subject of a current is called a case
Correct Answer: Option (B) Case consists of the current file, note file and any previous papers and book put up for reference
"നടപ്പ്'- (Current)ആഫീസിൽ കിട്ടി നമ്പരിട്ട് ആഫീസ് മുദ്ര പതിപ്പിച്ച ഒരു അറിയിപ്പ് തീർപ്പാകും വരെ “നടപ്പാ'യി അറിയപ്പെടുന്നതും അ ങ്ങി ന യി ടു ന്ന നമ്പർ തന്ന "നടപ്പു നമ്പർ' എന്നു വിളിക്കപ്പെടുന്നതുമാകുന്നു.
ReplyDeleteConsists of current file, note file and previous papers put up for reference
Delete(A) Old Case
(B) Case
(C) New case
(D) Current
Correct Answer: Option (B) Case
"നടപ്പു ഫയൽ' - (Current File) ഇതിൽ തുടക്കത്തിൽ തീർപ്പിലിരിക്കുന്ന ഔദ്യോഗിക കടലാസോ, കടലാസുകളോ അതിനോട് (അവയോട്) പിന്നീടു ചേർക്കുന്ന ഇടയ്ക്കിടയ്ക്കുള്ള പരാമർശങ്ങൾക്കുള്ള മറു പടി കളും ഉൾപ്പെ ടു ന്ന താ ണ്. ഇവ മുഴു വനും കാലാനുസാരക്രമത്തിൽ അടുക്കിവച്ചിട്ടുള്ളതായിരിക്കും.
ReplyDelete“അർദ്ധ ഔദ്യോ ഗിക കത്തിടപാട് --- (Demi-Official Correspondance) ഒൗദ്യോഗിക നടപടിയുടെ ഔപചാരികത്വം കൂടാതെ ഔദ്യോഗിക രേഖകളിൽ ഉൾപ്പെടുത്തുന്നത് ആശാസ്യമല്ലെന്ന് കരുതുന്ന അഭിപ്രായമോ വിവരമോ കൈമാറ്റം ചെയ്യുന്നതിനോ വിനിമയം ചെയ്യുന്നതിനോ വേണ്ടി ബന്ധപ്പെട്ട സർക്കാർ ഉദ്യോഗസ്ഥന്മാർ ഭര ണ പരമോ ഔദ്യോഗികമോ ആയ കാര്യങ്ങൾക്കായി പരസ്പരമോ അല്ലെങ്കിൽ പൊതുജനങ്ങളിൽ ആരെങ്കിലുമായോ കത്തിടപാടു നടത്തുമ്പോൾ ആ കത്തിടപാടിനെ “അർദ്ധ ഔദ്യോഗികം' എന്നു വിളിക്കുന്നു.
ReplyDelete"തീർപ്പ്' (Disposal)എന്നത് അറിവിനോ ഉത്ത ര വു കൾ ക്കോ ആയി സമർപ്പിച്ചിട്ടുള്ള ഏതെങ്കിലും സംഗതിയെ സംബന്ധിച്ച് ആഫീസ് തലവന്റെ അന്തിമ തീരുമാനത്തിന്റെ പ്രസ്താവമാണ്.
ReplyDelete"നക്കൽ' തയ്യാറാക്കൽ (Draft)എന്നത്, അയയ്ക്കുന്നതിനുവേണ്ടിയുള്ള ഏതെങ്കിലും തയ്യാറാക്കലാണ്.
ReplyDelete"ഉള്ളടക്കം' (Enclosure)ഒരു അറിയിപ്പിൽ അട ങ്ങി യി രി ക്കുന്ന പ്രശ്നങ്ങൾക്കോ ഉദ്ദേശങ്ങൾക്കോ ഉത്തരവുകൾക്കോ അനുപൂര കമായോ വിശദീകരണമായോ വേറൊരു എഴുത്തിന്റെ കൂടെ ചേർത്തോ അല്ലെങ്കിൽ അതു സഹിതമോ അയയ്ക്കുന്ന ഒരു പ്രതികളെയോ എഴുത്തിനെയോ ഒരു മാതൃകയെയോ (plan) ആകൃതിയെയോ (sketch) മറ്റു രേഖകളെയോ അതിന്റെ ഉള്ളടക്കം' എന്നു വിളിക്കുന്നു.
ReplyDelete"കൊടി കുത്തൽ' (Flagging)എന്ന ത് ഒരു കാര്യ ത്തിൽ പരാ മ ർ ശ ന ത്തി നായി വച്ചിട്ടുള്ള കട ലാ സു ക ളു ടെ മേൽ അക്ഷരമാലയിലെ അക്ഷരങ്ങളോ അറബി അക്കങ്ങളോ റോമൻ അക്കങ്ങളോ അച്ചടിച്ച തുണ്ടുകൾ വയ്ക്കുന്ന പ്രവൃത്തിയാണ്.
ReplyDelete"അയപ്പ് ' (Issue)-ഏ തെ ങ്കിലും വ്യക്തിക്കോ അ ധി കാ രിക്കോ ഉദ്ദേശിച്ചിട്ടുള്ള അറിയിപ്പുകൾ പകർത്തുകയും അയയ്ക്കുകയും ചെയ്യുന്ന പ്രവൃത്തിയെക്കുറിക്കാനുപയോഗിക്കുന്ന പദമാണ് "അയപ്പ്'
ReplyDeleteപുതുക്കാര്യം '- (New Case) ആഫീസിൽ നില വി ലുള്ള ഒരു കാര്യവുമായി ബന്ധപ്പെടാത്തതോ, ആഫീസിൽനിന്നുൽഭവിക്കുന്നതോ ആയ ഒരു കടലാസ് "പുതുക്കാര്യ' മായി കണക്കാക്കപ്പെടുന്നു.
ReplyDeleteകുറിപ്പ് - (Note) ഒരു കാര്യത്തിന്റെ തീർപ്പ് സുഗമമാക്കുന്നതിന് കുറിപ്പ് എഴുതുന്നു. കടലാസുകളുടെ ഒരു സംക്ഷിപ്തവും നടപ്പു ഫയലിൽ റിപ്പോർട്ടു ചെയ്തിട്ടുള്ള വസ്തുതകളുടെയും അതിന് നൽകി യിട്ടുള്ള നിർദ്ദേ ശ ങ്ങ ളു ടെയും ഒരു പാ വ ന്യും നിർദ്ദേ ശി ക്ക പ്പെട്ടിട്ടുള്ള ഏതെങ്കിലും നട പടി ക്ക നു കൂ ലവും പ്രതികൂലവുമായ വാദഗതികളും സ്വീകരിക്കേണ്ട നടപടിയെപ്പറ്റിയുള്ള നിർദ്ദേശങ്ങളും അതിലടങ്ങിയേക്കാവുന്നതാണ്.
ReplyDelete"കുറിപ്പു ഫയൽ'- (Note Files)അനൗ ദ്യോ ഗിക പരാ മർ ശ ങ്ങളും അവ യ്ക്കുള്ള മറു പടി കളും ഉൾപ്പെ ടെ യുള്ള കുറി പ്പു കൾ ഇതിൽപ്പെടുന്നു. അർദ്ധ-ഔദ്യോഗികമായോ ടെലിഫോൺ വഴിയോ കിട്ടുന്ന സന്ദേശങ്ങളും ഇതിൽപ്പെടുന്നതാണ്.
ReplyDelete"ഔദ്യോഗിക കത്തിടപാട്'- (Official Correspondance)രൂപമാതൃക (form), വിഷയം, നടപടി എന്നിവയെ സംബന്ധിച്ച് ചില നിശ്ചിത ചട്ടങ്ങൾ പാലിച്ചും, ചർച്ച ചെയ്ത പ്രശ്നങ്ങളെ സംബന്ധിച്ചിടത്തോളം കത്തിടപാട് ഒരു പൊതു രേഖയായിത്തീർന്നേക്കാമെന്ന ഉദ്ദേശത്തോടെയും ഒരു സർക്കാർ ഉദ്യോഗസ്ഥൻ മറ്റൊരു സർക്കാരുദ്യോഗസ്ഥനെയോ, പൊതുസ്ഥാപ ന ത്ത യോ, സ്വകാര്യ വ്യക്തി യ യോ അഭിസംബോധന ചെയ്തതോ, അല്ലെങ്കിൽ ഒരു സർക്കാരുദ്യോഗസ്ഥൻ മറ്റൊരു സർക്കാരുദ്യോഗസ്ഥനാലോ പൊതുസ്ഥാപനത്താലോ സ്വകാര്യ വ്യക്തി യാലോ അഭി സം ബോ ധന ചെയ്യ പ്പെ ട്ടോ, രേഖാമൂലമായി നടത്തുന്ന കത്തിടപാടുകൾക്കു ഔദ്യോഗികം എന്നു പറയുന്നു.
ReplyDelete"പഴയ കാര്യം'-- (Old Case)ആഫീസിൽ നിന്നും പുറപ്പെടുവിച്ചിട്ടുള്ള ഒരു പരാമർശത്തിനുള്ള മറുപടിയോ, ആ സ്വഭാവത്തിലുള്ള ഒരു മറുപടി അല്ലെ ങ്കിൽ ആ ഫീ സിൽ പ രി ഗ ണ ന യി ലി രി ക്കുന്ന ഒരു നടപ്പിനോടു കൂടി മറ്റെന്തെ ങ്കിലും കാര ണ ത്തി നാ യി, ഫയൽ ചെയ്യേണ്ടതായ ഒരു കടലാസോ, "പഴയ കാര്യം' എന്ന പേരിൽ അറിയപ്പെടുന്നു.
ReplyDelete"സമർപ്പിച്ചിട്ടുള്ള കട ലാ സു കൾ' (Put up Papers)എന്നാൽ പരി ഗ ണ ന യിലിരിക്കുന്ന നടപ്പിലെ വിഷയവുമായി ബന്ധപ്പെട്ടതോ ആ വിഷയം ഉൾക്കൊള്ളുന്നതോ ആയ മുൻ ഉത്തരവുകളും മറ്റു കടലാസുകളും, ഇക്കാ ര്
ReplyDelete" പരാ മർശി ക്കൽ ' -- (Referencing)ഒരു കാര്യം തീർപ്പു കൽപ്പി ക്കു ന്ന തിനാവശ്യമായ മുൻ കത്തിടപാടുകൾ, നിയമങ്ങൾ, ചട്ടങ്ങൾ, റിപ്പോർട്ടു കൾ മുത ലാ യ വ സമർപ്പി ക്കു ക യും, അവയ് ക്കു
ReplyDeleteകൊടികുത്തുകയും അവയെപ്പറ്റി പറയുകയോ ഉദ്ധരിക്കുകയോ ചെയ്തിട്ടുള്ള നടപ്പു ഫയലിലെയോ കുറിപ്പു ഫയലിലെയോ വിളുമ്പിൽ അവയുടെ സാന്നിദ്ധ്യം പരാമർശംമൂലം സൂചിപ്പിക്കുകയും ചെയ്യുന്ന നടപടിയാണ് "പരാമർശിക്കൽ'.
"പതിക്കൽ' -- (Registry)ഒരു കടലാസിന് നടപ്പുനമ്പർ നൽകുകയും തൻ പതിവേടിൽ അതിന്റെ ഒരു ചുരുക്കം ചേർക്കുകയും ചെയ്യുമ്പോൾ ഒരു കടലാസ് പതിച്ചു എന്നു പറയുന്നു.
ReplyDelete"സെക്ഷൻ' (Section)എന്നാൽ ഒരു സൂപണ്ടും അദ്ദേ ഹ ത്തിന്റെ കീഴിൽ ഒന്നോ അതിലധികമോ ഗുമസ്തൻമാരുമടങ്ങുന്ന ആഫീസിന്റെ ഒരു ചെറുവിഭാഗമാണ്.
ReplyDelete"തപാൽ'- (Tappal)ആഫീസിൽ ലഭി ക്കുന്ന ഔദ്യോഗിക മോ അർദ്ധ ഔദ്യോഗികമോ ആയ എല്ലാ അറിയിപ്പുകളും നമ്പർ നൽകപ്പെടും വരെ "തപാൽ' എന്നറിയപ്പെടുന്നു.
ReplyDelete