05 കടലാസുകൾ പതിക്കുന്നത്

അദ്ധ്യായം V -

കടലാസുകൾ പതിക്കുന്നത്

21, തൻപതിവേട്: -
ഓരോ സെക്ഷനിലും ലഭിക്കുന്ന നടപ്പുകൾ തൻപതി വേടിൽ (Personal Register) (പ രി ശിഷ്ടം 1-ൽ ഫാറം III) ചേർക്കണം. തൻപതിവേടിന്റെ കുത്തിക്കെട്ടിയ വാല്യങ്ങൾ ഇതിനായി ഓരോ സെക്ഷനും നൽകുന്നതാണ്. വിഷയം കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന ഗുമസ്നായിരിക്കണം പതിവേട് സൂക്ഷിക്കേണ്ടത്. ഒറ്റ ഒറ്റ താളുകളിലോ അനധികൃത നോട്ടുബുക്കുകളിലോ ഇത് എഴുതുവാൻ പാടില്ല. ഓരോ കലണ്ടർ വർഷത്തിനും ഒരു പുതിയ തൻപതിവേട് ആരംഭിക്കുന്നു. മുൻ വർഷം ഏപ്രിൽ ഒന്നാം തീയതി വരെ തീർച്ചയാകാതെ നിലവിലിരിക്കുന്ന കഴിഞ്ഞ വർഷത്തെ ഫയലുകൾ പകർത്തുന്നതിന് ആവശ്യമുള്ളിടത്തോളം വെറും താളുകൾ തൻപതി വേടിന്റെ ആദ്യം വിട്ടിരിക്കണം. ഇവ എടുത്തെഴുതുമ്പോൾ (2) മുതൽ (4) വരെയുള്ള കോളത്തിലെ കുറിപ്പുകൾ അതേപടിയും (5) മുതൽ (9) വരെയുള്ള കോളങ്ങളിൽ ഫയലിലെ നടപടിയുടെ അവസാനഘട്ടം കാണിക്കുന്ന ഭാഗം മാത്രവും പകർത്തുന്നതാണ്.

ഓരോ വാല്യത്തിന്റെയും പുറംചട്ടയിൽ സെക്ഷൻ സൂപ്രണ്ടി ന്റെയും, പതിവേട് കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന ഗുമസ്തന്റെയും പേരുകൾ എഴുതണം. ഉദ്യോഗസ്ഥ ൻമാരുടെ മാറ്റം, മാറ്റം ഉണ്ടായ തീയതി സഹിതം എഴുതേണ്ടതാണ്.

 💜 A new personal register is opened for every year:

(A) Financial year

(B) Sakha year

(C) Calender year

(D) Malayalam year

Correct Answer: Option: (C) Calendar year

💜The names of the ........................and the section clerk maintaining the personal register should be written on the fly leaf in each volume :

(A) Head of the office

 (B) Manager

(C) Section Supt.

(D) Office Supt.

Correct Answer: Option: (C) Section Supt.

💜 Personal Register:

(A) Personal Register is a register in which all periodical statements may be entered

(B) In Personal Register all communication received in the office should be registered

(C) Personal Register in which the current, received in each sections are entered by the subject clerk

(D) It is a bound volume consisting of 8 columns

Correct Answer: Option: (C) Personal Register in which the current, received in each sections are entered by the subject clerk

💜 Papers entered in the Personal Register are :

(A) Periodical statements

(B) Papers which are to be entered in special register  

(C) All Government orders in which no action beyond communicating to subordinates (D) The current received in each sections

Correct Answer: Option: (D) The current received in each sections

💜  Each clerk should maintain a Personal Register for each :

(A) 6 months

(B) Two years

(C) Financial year

(D) Calendar year

Correct Answer: Option: (D) Calendar year

22. നടപ്പുകൾ ഉടൻതന്നെ പതിവേടിൽ ചേർക്കേണ്ടതാണ്:

കട ലാ സു കൾ സെക്ഷനില്‍ കിട്ടി യാ ലു ടൻ ത ന്ന, വിഷയംകൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന ഗുമസ്തന്‍ തൻപതിവേടിൽ(Personal Register) അവ ചേർക്കേണ്ട താണ്. ഇക്കാര്യ ത്തിൽ ഉണ്ടാകുന്ന എന്തെങ്കിലും കാല താ മ സമോ ഉപേ ക്ഷ യോ, പ്രസ്തുത ഗുമസ്തന്റെ ഭാഗത്തുനിന്നുണ്ടാകുന്നത്‌ ഗുരുതരമായ കൃത്യ വിലോപമായി കരുതുന്നതായിരിക്കും. സെക്ഷനിൽ കിട്ടുന്ന എല്ലാ നടപ്പു കളും അവ കിട്ടുന്ന ദിവസം തന്നെ തൻപതിവേടുകളിൽ കൃത്യമായും ചേർക്കുന്നുണ്ടോ എന്ന് സൂപ്രണ്ടൻമാർ നോക്കേണ്ടതാണ്.

💜 As soon as the papers are received in the section the subject clerk must at once enter them in the :

 (A) Tappal Register

(B) Distribution Register

(C) Personal Register

(D) Stock Register

Correct Answer: Option: (C) Personal Register

💜Who among the following officials should see that all currents received in the section are duly registered in the personal register on the very day of their receipt? (A) Manager

(B) Section Supt.

(C) Head of the office

(D) Office Supt.

Correct Answer: Option: (B) Section Supt.

💜Who is responsible to see that all currents received in the section are duly registered in the personal register on the same day of their receipt?

(A) Clerk

(B) Head clerk

(C) Unit officer

(D) Superintendent

Correct Answer: Option: D) Superintendent

23. പതിക്കേണ്ട അറിയിപ്പുകൾ -- (Communications to be registered)

പതിക്കേണ്ടാത്ത കടലാസുകൾ (35 -ാം ഖണ്ഡിക കാണുക ) ഒഴികെ, ഔദ്യോഗികമോ അർദ്ധ ഔദ്യോഗികമോ ആയ എല്ലാ അറിയിപ്പുകളും, തൻപതിവേടിൽ പതിക്കേണ്ടതും, അങ്ങനെ ചെയ്യുമ്പോഴുള്ള എഴുതി ച്ചേർക്കലുകൾ ഭംഗിയായി നിർവ്വഹിക്കേണ്ടതുമാണ്.

24, ഒരു പേജിലുള്ള എഴുതിച്ചേർക്കലുകളുടെ എണ്ണം:

പതിവേടിന്റെ ഓരോ പുറത്തുമുള്ള എഴുതിച്ചേർക്കലുകളുടെ എണ്ണം സാധാ രണയായി മൂന്നായിരിക്കുന്നതാ ണ്. ഓരോ എഴു തി ചേർക്കലിനു ശേഷവും വശത്തിനുകുറുകെ ചുവന്ന മഷികൊണ്ട് ഒരു വര ഇടേണ്ടതാണ്. സെക്ഷൻ സൂപ്രണ്ടിന്റെ ചുരുക്കൊപ്പോടുകൂടിയല്ലാതെ രണ്ട് എഴുതിച്ചേർക്കലു കൾക്കിടയിൽ മറ്റൊന്ന് പുതിയതായി എഴുതിച്ചേർക്കാൻ പാടില്ല. ദീർഘമായ എഴുത്തുകുത്തു പ്രതീക്ഷിക്കുന്ന ഒരു നടപ്പിനെ സംബന്ധിക്കുന്ന ഒരു എഴുതിച്ചേർക്കലിന്റെ കാര്യത്തിൽ, മതിയായ സ്ഥലം, വേണ്ടി വന്നാൽ, എല്ലാ ചേർക്കലുകളും വ്യക്തമായും വൃത്തിയായും എഴുതുന്നതിന് പറ്റിയ വിധത്തിൽ ഒരു പൂർണ്ണവശംതന്നെ നൽകേണ്ടതാണ്.

ഇപ്രകാരം മാറ്റിവച്ച സ്ഥലം മതിയാവുകയില്ലെന്നു തെളിഞ്ഞാൽ കൂടുതൽ എഴുതിച്ചേർക്കലുകൾ നടത്തുന്നതിന് പേജിൽ തുണ്ടുകൾ ഒട്ടിക്കണം .

💜The number of entries on each page of the Personal Register shall ordinarily be

(A) TWO

(B) Five

(C) Four

(D) Three

Correct Answer: Option: (D) Three

25. കടലാസുകൾ പതിക്കുന്ന രീതി--

കടലാസുകൾ, അവയിൽ പതിച്ചിട്ടുള്ള നമ്പറുകളുടെ ക്രമമനുസരിച്ച് പതിക്കുന്നു. ഇവയെ നടപ്പു നമ്പരുകൾ എന്നോ ചുരുക്കത്തിൽ ന:ന(C.Nos) എന്നോ വിളിക്കുന്നു.

26. ഉൽഭവനടപ്പുകൾ പതിക്കുന്നത്:-

ഒരു ഉൽഭവനടപ്പിന്റെ കാര്യത്തിൽ ഉൽഭവിക്കുന്നു എന്ന വാക്ക് (4) -ാം കോളത്തിൽ ചേർക്കുന്നു.

27. ശീർഷക ങ്ങൾ (ഹസ്വവും സൂക്ഷ്മ വു മാ യി രി ക്കണം പതിവേടിലെ കോളം (4)]:-

(4)-ാം കോളത്തിൽ ചേർക്കേണ്ട ശീർഷകം കഴിയുന്നത് ചുരുങ്ങിയതും കടലാസിലെ വിഷയം സാമാന്യമായി വ്യക്തമാക്കുന്നതിനു പര്യാപ്തവുമായിരിക്കണം. തികച്ചും ഒരു സൂചക ശീർഷകം എന്നപോലെ അത് രൂപപ്പെടുത്തുകയും അടുക്കുകയും ചെയ്യണം. (അദ്ധ്യായം 10 സൂചികയും ശീർഷകവും കാണുക). തൻപതിവട് പരിശോധിക്കുമ്പോൾ, ശീർഷകങ്ങളുടെ സൂക്ഷ്മത പരിശോധിക്കേണ്ടത് സെക്ഷൻ സൂപ്രണ്ടിന്റെ ചുമതലയാണ്.

28, ഒരു ഉദ്യോഗ സ്ഥൻ ഒന്നോ അതിൽ കൂടുതലോ മറ് ഉദ്യോഗസ്ഥൻമാർ വഴി അയയ്ക്കുന്ന നടപ്പുകൾ (4)-ാം കോളത്തിൽ പതിക്കുന്നത്.

ഒരു ഉദ്യോഗസ്ഥൻ, ഒന്നോ അതിൽ കൂടുതലോ മറ്റ് ഉദ്യോഗസ്ഥൻമാർ വഴി സമർപ്പിക്കുന്ന നടപ്പ് പതിക്കുമ്പോൾ ഏത് ഉദ്യോഗസ്ഥനിൽനിന്നും അത് യഥാർത്ഥത്തിൽ കിട്ടുന്നുവോ അദ്ദേഹത്തിന്റെ ഉദ്യോഗപ്പേരും അറിയിപ്പിന്റെ നമ്പരും തീയതിയും മാത്രം പതിച്ചാൽ മതിയാകുന്നതാണ്.

29.കാര്യങ്ങൾ ഉദ്യോഗസ്ഥൻമാർക്ക് സമർപ്പിക്കുന്നതും അത് തിരിച്ചു വരുന്നതുമായ തീയതികൾ പതിക്കുന്നത് (പതിവേടിന്റെ (5)-ഉം 6-ഉം കോളങ്ങൾ)

എപ്പോഴെങ്കിലും ഒരു കടലാസ് ഒരു ഗുമസ്തൻ ഒരു ഗസറ്റഡ് ഉദ്യോഗസ്ഥന് സമർപ്പിക്കു മ്പോൾ വസ്തുതയും സമർപ്പിച്ച തീയതിയും (5)-ാം കോളത്തിലും അതിന്റെ തിരിച്ചുവരവ് (6)-ാം കോളത്തിലും ചേർക്കണം. തന്റെ ഗുമസ്തന്മാർ ഇതു ചെയ്യുന്നു എന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തേണ്ട ചുമതല സൂപ്രണ്ടിനാണ്. ഒരു കടലാസ് ഒന്നോ അതിൽ കൂടുതലോ സെക്ഷൻ വഴി ഒരു ഉദ്യോഗസ്ഥന് സമർപ്പിക്കുമ്പോൾ ആ വസ്തുത (7)-ാം കോളത്തിൽ കുറിക്കണം. കാലതാ മസം തടയുവാനായി കടലാസ് യഥാർത്ഥത്തിൽ ഉദ്യോഗസ്ഥന് സമർപ്പിക്കുന്നത് ശ്രദ്ധിക്കേണ്ടതാണ്..മഷിയിൽ ആയിരിക്കണം എല്ലാം എഴുതിച്ചേർക്കേണ്ടത്.

30.പരാമർശ ങ്ങളോ തീർപ്പു കളോ നമ്പ രി ടു ന്നതും എഴുതി ച്ചേർക്കുന്നതും(കോളം(7) :-

മെമ്മോറാണ്ടത്തിന്റെയോ കമ്പിസന്ദേശത്തിന്റെയോ എഴുത്തിന്റെയോ മേലെഴുത്തിന്റെയോ അർദ്ധ ഔദ്യോഗികത്തിന്റെയോ രൂപത്തിൽ ഒരു ഇടക്കാല പരാമർശം അയയ്ക്കുമ്പോൾ, അതിൽ സെക്ഷനക്ഷരവും, ഗുമസ്തന്റെ നമ്പരും, കാര്യം തുടങ്ങുന്ന നടപ്പു നമ്പരും അത് ഏത് കൊല്ലത്തെക്കുറിക്കുന്നു എന്ന് കാണിക്കുന്ന നമ്പരും കൊടുക്കണം. അത് ഇപ്രകാരം ആയിരിക്കണം. നമ്പർ എ 1-2260/59. ഇതിൽ ‘എ’ സെക്ഷ നക്ഷരവും '1' ഗുമസ്തന്റെ നമ്പരും 2260 നടപ്പു നമ്പരും 59 വർഷവു മാണ്. അവ സാന തീർപ്പുകളായി പോകുന്ന പരാമർശങ്ങളിലും, റിക്കാർഡു മുറിയിലുള്ള തീർപ്പു ഫയലുകളിലും സെക്ഷനക്ഷരവും ഗുമസ്തന്റെ നമ്പരും വിട്ടുകളയുന്നു. ഉദാഹരണമായി, തൽതീർപ്പ്. 2260/59, അതേ അവസരം ഗുമസ്തൻ തൻപതിവേടിന്റെ (7)-ാം കോളംപൂരിപ്പിക്കുന്നു.

31, പരാമർശങ്ങളുടെ സ്വഭാവം പതിക്കുന്നത് - ചുരുക്കങ്ങൾ (7 ആം

 കൊളം );

അയച്ച പരാമർശങ്ങളുടെ സ്വഭാവം തൻപതിവേടിൻ (7)-ാം കോളത്തിൽ

കുറിക്കുന്നു. 'എ' എന്ന അക്ഷരം എഴുത്തിനും

ആ മ ' ആ ഫീസ് മെമ്മോ റാ ണ്ട ത്തി നും, "അ: ഔ' അർദ്ധ ഔദ്യോഗിക

ത്തിനും, "ഫോ:സ' ഫോൺ സന്ദേശത്തിനും, "ക' കമ്പി സന്ദേശത്തിനും,

“ഓ' ഓർമ്മക്കുറിപ്പുകൾക്കും ഉപയോഗിക്കുന്നു. - 32. ഓർമ്മക്കുറിപ്പുകൾ

പതിക്കുന്നത്:- അയച്ച ഓർമ്മക്കുറിപ്പുകൾ (7) -ാം കോ ള ത്തിൽ ചുവന്ന മഷി

കൊണ്ട് ഇപ കാരം പതിക്ക ണം -ഓ1 ഒന്നാം ഓർമ്മക്കുറിപ്പിന്, ഓ2 രണ്ടാം

ഓർമ്മ ക്കുറിപ്പിന് എന്നിങ്ങനെ കിട്ടിയ ഓർമ്മക്കുറിപ്പുകൾ ഇതു പോലെ

തൻപതിവേടിന്റെ (8)-ാം കോളത്തിൽ പതിക്കുന്നു. ഓരോ ഇന ത്തിനും

എതിരെ അടുത്ത ഓർമ്മക്കുറിപ്പിന്റെ തീയതി പെൻസിൽ കൊണ്ട് (10)-ാം

കോളത്തിൽ പതിക്കുന്നു..

33. പരാമർശങ്ങൾക്കുള്ള മറുപടികളും നിലവിലുള്ള നടപ്പു ക ളോട്

ചേർക്കേണ്ട നടപ്പുകളും എഴുതി ചേർക്കുന്നത് (8-ഉം, 9-ഉം കോളങ്ങൾ):- -

മുൻപ് അയച്ച പരാമർശങ്ങളുടെ മറുപടികൾക്കും നേരത്തെതന്നെ

നിലവിലുള്ള നടപ്പിന്റെ കൂടെ ചേർക്കേണ്ടതായ കടലാസുകൾക്കും

തൻപതിവേടുകളിൽ ക്രമനമ്പരുകൾ കൊടുക്കു ന്നില്ല. അവയുടെ നടപ്പു

നമ്പരുകൾ (2)-ാം കോളത്തിൽ പതിക്കു കയും തത്തുല്യമായി നിലവിലുള്ള

ഏതു നടപ്പിനോടുകൂടി അത് ചേർക്കുന്നുവോ അതിന്റെ നടപ്പു മുറ അതിനെ

തിരെ കാണിക്കു കയും ചെയ്യുന്നു; അങ്ങിനെ 4858-3584 എന്നതിൽ 4858 എന്നത്

3584 നടപ്പു നമ്പരിൽ ഉത്ഭവിച്ച് നിലവിലുള്ള ഒരു ഫയലിനോട് ഫയൽ ചെയ്യുന്ന

ഒരു കട ലാ സ്സിന്റെ നടപ്പു നമ്പ രാ ണ് . ഇതോടൊപ്പം എട്ടും ഒമ്പതും

കോളങ്ങളിൽ മുമ്പുള്ള നടപ്പുനമ്പരി നെതിരെ എഴുതിച്ചേർക്കലുകൾ

നടത്തുകയും ചെയ്യുന്നു.

34, തൻപതിവേടിൽ നടപ്പുകൾ അവസാനിപ്പിക്കുന്നത് (10-ാം കോളം):-
ഒരു നടപ്പു ഫയൽ അവസാനിപ്പിക്കുമ്പോൾ, തീർപ്പിന്റെ സ്വഭാവവും
(നി. തീ, ദീ. തീ, അ. തീ, ത. തീ, ഉ. തീ) [ R.Dis, D.Dis, L.Dis, -or N. Dis )
തീയതിയും തൻ പാതി വേടിന്റെ അവസാനത്തെ കോളത്തിൽ

ചുവന്ന മഷി കൊണ്ട് എഴുതിച്ചേർക്കണം. അതേ സമയം ഒന്നാം കോളത്തിലെ

കമനമ്പരിന് ചുവന്ന മഷികൊണ്ട് ചുറ്റു വര ഇടുകയും വേണം.

ഉടൻ തീർപ്പുകളുടെ കാര്യത്തിൽ സാരമോ അഥവാ കൃത്യമായ പദ
പ്രയോഗ ത്തിന് പ്രാധാന്യം ഉണ്ട് ങ്കിൽ ഉടൻ തീർപ്പിന്റെ ഒരു പകർ പ്പോ

തൻ പാതി വേ ടിന്റെ അ വ സാ നത്ത് കോള ത്തിൽ ചേർക്കേണ്ടതാണ്.

35. തൻപതിവേടിൽ പതിക്കാത്തതരം കടലാസുകൾ: --
താഴെ കൊടുത്തിരിക്കുന്ന തരം കടലാസുകൾ തൻപതിവേടിൽ പതിക്കേണ്ട

ആവശ്യം ഇല്ലാത്തതും എന്നാൽ താഴെ കാണിച്ചിരിക്കുന്ന പ്രകാരം

അവ തീർപ്പാക്കേണ്ടതുമാണ്.

(1) വിതരണപ്പതിവേടിൽ നമ്പരിട്ടു ചേർത്തതിനുശേഷം ആന

കാലിക പ്രതികകൾ തൻപതിവേടിൽ ചേർക്കാറില്ല. അവയുടെ വരവും

പോക്കും ആനുകാലികപ്പതിവേടു മു ഖാ ന്തിരം നിരീക്ഷിക്കു ന്നു.

(ഖണ്ഡിക 148 നോക്കുക).

(2) റിക്കാർഡ് ഫയലിൽ "ഫയൽ ചെയ്യേണ്ട' കടലാസുകൾ,

അവയ്ക്ക് വിതരണപ്പതിവേടിൽ നമ്പർ കൊടുത്തതി നു ശേഷം

ഒരു പതി വേടിലും പതിക്കേ ണ്ട തില്ല. (ഖണ്ഡിക 138 നോക്കുക).

അവയുടെ തീർപ്പ് വിതരണ പതിവേടു വഴി മാത്രമേ സൂക്ഷിക്കുന്നുള്ളൂ..

(15-ാം ഖണ്ഡിക നോക്കുക).

(3)- പ്രത്യേക പതി വേ ടു ക ളിൽ എഴു തി ച്ചേർക്കേണ്ട കടലാസുകൾ.

(4) വിതരണപ്പതിവേടിൽ പോലും നമ്പറിടാത്ത ക്ഷണിക

സ്വഭാവമുള്ള കടലാസുകൾ (അതായത് ന. ഉ. അല്ലെ ങ്കിൽ ന.തൽ. ആയി

അവസാനിപ്പിക്കുന്ന കടലാസു കൾ) തീർച്ചയായും തൻപതിവേടിൽ

ചേർക്കുന്നതല്ല.